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 外包
通俗的说,外包就是一家公司将其某项业务转给其它专业公司来做。
为什么要外包
外包将你解放出来以更专注于核心业务。外包合作伙伴为您带来知识,增加后备管理时间。在执行者专注于其特长业务时,为其改善产品的整体质量。最近外包协会进行的一项研究显示外包协议使企事业节省9%的成本,而能力与质量则上升了15%。公司需要获得其内部所不具备的国际水准的知识与技术。外包解放了公司的财务资本使之用于可取得最大利润回报的活动。外包使一些新的经营业务得以实现。一些小公司和刚起步的公司可因外包大量运营职能而获得全球性的飞速增长。
什么是文件外包
随着商业服务业务的日益扩大,我们带给客户的价值远远超出文件输出范畴。
在日常工作中,我们要花费多少时间和文件打交道呢?
有一份资料显示,任何一家公司内有大约1/3的员工是脑力劳动者,有些甚至高达80%。他们将:
34%的时间用于制作文件
8%的时间用于修改文件
5%的时间用于阅读文件
28%的时间用于开会
6%的时间用于思考和做计划---这也需要文件
加起来,你会发现超过80%的时间和文件有关;此外,在和客户沟通过程中有90%是通过文件。这些文件加起来要花费40%的劳动力和15%的营业收入。
理论上,46%的书面和电子文件是和其他人一起分享的。然而,由于某种原因,实际上这数字要小得多。
文件外包服务是以其专长的知识,人员,工作流程和所依赖的技术的综合性服务,帮助客户的员工有效地管理其文件的处理工作。通过这一策略性的外包,公司能够为它的员工节省出更多的时间去关注其核心业务,从而创造一个高效率的工作环境和竞争优势。
文件管理服务能带给客户的主要利益
策略方面:
调整企业侧重点
获得世界级水平的服务
增强从商务流程上重新设计带来的益处—实行外包服务的公司,其生产能力和质量提高15%
将企业风险分担于不同的策略伙伴
战术方面:
更充分利用资金
注入现金流量
可降低和控制运作成本—实行外包服务的公司成本平均降低9%
减少企业内部资源需求
相应职能不再难于管理或无法控制
如何着手
寻找一家合适的公司作为外包合作伙伴,他拥有适合你们的知识,并能理解你们的经营理念、价值观及文化。
从上至下的承诺。管理层需向其员工阐述其承诺以取得内部合作。
人人都需在交流沟通方面尽力而为,建立所有可能的沟通渠道。这样一来就为知识共享创造了条件,这是合作的首要目标之一。
事先做好准备工作确定双方的共同目标,对将提供的服务取得一致意见。
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